Si la plupart des entreprises ont dû rapidement se réorganiser et passer en mode télétravail pour respecter les mesures de confinement imposées par le gouvernement, Placements Manuvie n’a pas été confrontée à ce genre de problème.
« Pour nous, ça a été très facile de nous conformer aux mesures de distanciation sociale », témoigne Franck Chevrier, Directeur de Placements Manuvie, en entrevue avec Finance et Investissement.
Tous les employés de Placements Manuvie étaient déjà équipés pour travailler de leur domicile et nombre d’entre eux étaient déjà habitués à le faire, partiellement ou à temps plein. De plus, la société teste souvent des plans de contingence afin de pouvoir s’adapter rapidement en cas de problème dans une succursale. Les employés étaient donc parés à l’éventualité du télétravail.
Et même avant que le gouvernement mette en place les mesures de distanciation sociale, la décision avait été prise d’arrêter tout voyagement pour les employés qui travaillent habituellement sur les routes. Placements Manuvie avait même décidé de faire un test en envoyant tous les employés en Amérique du Nord travailler de la maison, pour s’assurer que leur système le supporterait.
« Je pense que c’est notre expérience globale avec des bureaux en Asie et un peu partout dans le monde qui nous a permis de savoir un peu à quoi s’attendre et comment prendre de l’avance sur tout ça », suggère Franck Chevrier.
De l’aide pour les moins habitués
Bien que tous les employés aient été formés pour travailler de la maison, Placements Manuvie a déployé certaines mesures additionnelles pendant la COVID-19 pour s’assurer que tous ses employés puissent faire face à cette situation exceptionnelle.
« Des ressources ont été mises en ligne sur notre intranet pour expliquer aux gens qui n’étaient pas habitués d’être à long terme à la maison comment bien s’installer et utiliser le matériel nécessaire. Placements fManuvie a aussi offert des ressources relatives à la COVID-19 en particulier pour les tenir infirmé, par exemple des formations additionnelles », déclare Franck Chevrier.
Sur l’intranet, les employés pouvaient ainsi trouver des documents, mais aussi des vidéos et des formations en plus des ressources habituellement disponibles. « On a toujours des ressources de soutien technologique qui peuvent aider. Définitivement, c’est un de nos partenaires qui a été mis le plus au travail dans les derniers mois, même si c’était juste pour des consultations ou avoir des idées », précise Franck Chevrier.
Davantage de communication
La COVID-19 a aussi eu un impact à la hausse sur les communications, notamment avec les clients de Placements Manuvie. « On a fait des rencontres additionnelles. On se rencontre souvent avec les bureaux de conseillers », raconte ainsi Franck Chevrier.
Ils ont utilisé des outils comme Teams, ce qui leur a permis de garder le contact, mais aussi d’offrir des formations notamment pour les adjoints et adjointes de leurs clients des conseillers avec lesquels ils font affaire.
« Les premières semaines c’était spécifiquement sur la technologie, par exemple comment faire des courriels cryptés. C’était des choses dont on voulait s’assurer qu’elles étaient bien gérées. Puis, on a ensuite abordé un angle sur : comment développer des affaires et faire des ventes durant le monde de la pandémie et le travail à distance », témoigne le Directeur de Placements Manuvie.
Concernant la direction, deux rencontres mensuelles sont prévues : une pour chaque division et une rencontre pancanadienne sur la gestion de la crise pour mettre tous les employés au courant des dernières informations.
Dans l’équipe de Franck Chevrier, les contacts sont bien plus fréquents, quasi journaliers, soutient-il. « On s’assure aussi de faire au moins une rencontre par semaine avec chaque employé individuellement, axée davantage sur le côté travail » et une rencontre hebdomadaire pour parler de la sphère plus personnelle.
« C’est certain qu’on s’ennuie de la route et de voir les gens face à face. Chaque semaine on a donc une rencontre plus sociale. C’est souvent les vendredis en fin de journée. Ça permet de se connaître un peu, connaître les familles et comprendre comment les gens s’occupent en confinement », confie-t-il.
Un entretien virtuel
Franck Chevrier a été même plus loin. Grâce à Teams, il a pu mener des entretiens d’embauche pour pourvoir un poste dans son équipe.
« Ça s’est très bien passé, surtout que j’embauchais un poste dans les ventes. Le visuel et le comment on se comporte est une très grosse partie de l’évaluation », témoigne-t-il.
Les entrevues ont également pu avoir une touche plus personnelle, puisqu’il pouvait voir un peu chez les gens. Et étant donné que c’était pendant les premières semaines du confinement, ils ont pu parler de leur expérience. « Tout le monde voulait en parler et savoir comment les autres se sentaient et ce qu’on pensait qu’il aller se passer », se rappelle Franck Chevrier.
Finalement, malgré le confinement, ils ont pu rapidement mettre au travail le nouvel employé. Ils lui ont fourni l’équipement nécessaire et grâce aux vidéoconférences, ils ont pu offrir les formations nécessaires et l’équipe a pu le connaître un peu mieux lors des rencontres hebdomadaires.
Et pour l’après?
Pour le moment, aucune mesure de déconfinement n’a été communiquée aux employés. Cependant, Franck Chevrier est certain que certaines habitudes prises pendant la COVID-19 vont rester. Il pense ainsi que les rencontres virtuelles permettront de limiter certains voyagements moins essentiels.
Il estime toutefois que les communications risquent d’être moins fréquentes qu’au début de la pandémie. « Je pense qu’une des raisons expliquant la fréquence des communications, c’était l’incertitude et le changement. Il y a eu un très haut niveau de contact dans les premières semaines, mais déjà je remarque qu’on trouve un rythme plus régulier. Je m’attends à ce que les communications ressemblent plus à ce qu’on a vu ces dernières semaines », partage-t-il.
Côté résultats, si la COVID-19 a eu un effet négatif dans les premières semaines sur le rythme des affaires, la situation s’est depuis stabilisée, affirme Franck Chevrier. « Déjà, nos chiffres sont au même rythme que l’année passée au niveau de la production, ajoute-t-il. À part un ralentissement, mais qui a repris par la suite, il n’y a pas eu de différence, pour ce qui est de mon côté en particulier. »